Privacybeleid

Wie we zijn

Dit beleid legt uit hoe Edform (‘Edform’, ‘we’, ‘ons’) omgaat met persoonsgegevens wanneer je edform.com, de Edform-apps en onze e-mails gebruikt (samen ‘Edform’).

• Docenten, bijlesdocenten en andere gebruikers die zich zelf aanmelden: wij bepalen hoe deze gegevens worden gebruikt (wij zijn de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ onder de AVG).
• Scholen en schoolbesturen: wanneer een school of docent Edform met leerlingen gebruikt, bepaalt de school welke gegevens worden gebruikt en waarom. We verwerken leerlinggegevens alleen om Edform aan de school te leveren, volgens de instructies van de school. Onder de AVG zijn we de ‘verwerker’ van de school. Onder FERPA treden we op als ‘school official’ onder direct toezicht van de school.

Vragen? Mail naar support@edform.com.

Wat we verzamelen

Docentaccounts

• Naam, e-mailadres en wachtwoord (alleen opgeslagen als een beveiligde hash), of je Google-inlog.
• Je profielfoto, als je inlogprovider er een deelt.
• Je schoolsysteem en de taal van je materialen.
• Hoe je Edform hebt gevonden: de website waar je vandaan kwam of de campagnetags van de link die je hebt gevolgd (bijvoorbeeld een vermelding in een overzicht), als die er zijn.
• Wat je maakt: toetsen, werkbladen, lessen, video’s, cursussen, klasschermen, AI-materialen, geüploade bestanden en klassen.

Leerlingen

• Voor- en achternaam, en een gebruikersnaam of schoolmailadres. Inloggen met een gebruikersnaam heeft helemaal geen e-mail nodig.
• De klassen waar ze bij horen.
• Hun antwoorden, scores, bestede tijd en feedback van de docent op de activiteiten die hun docenten hen geven.
• Leerlingen kunnen geen bestanden uploaden, geen AI-tools gebruiken en niets publiceren.

Gasten in livegames en huiswerk

• De weergavenaam die ze invoeren. Docenten kunnen leerlingen vragen om een voornaam of bijnaam te gebruiken.
• Hun antwoorden.
• Een willekeurige apparaatscode in een cookie, zodat ze terug kunnen keren naar hetzelfde spel. Die is niet gekoppeld aan hun identiteit.

Klassenlijsten die je importeert

• Namen en e-mailadressen van je leerlingen en co-docenten, uit een lijst die je plakt of uit Google Classroom. Je kunt ze alleen importeren als je Classroom zelf koppelt.
• Als je wilt, mailen we leerlingen op je klassenlijst een uitnodiging om lid te worden van je klas, en bewaren we wanneer die is verzonden.

Supportmails

• Wanneer je support@edform.com mailt, bewaren we je bericht, eventuele bijlagen, je adres en onze antwoorden, zodat we je kunnen helpen en eerdere gesprekken kunnen terugzien.
• We zoeken het Edform-account op met hetzelfde e-mailadres, zodat ons team (en de AI-assistent, zie “AI-functies”) je abonnement en gebruik kan zien.

Betalingen

• Pro- en schoolabonnementen worden betaald via Stripe. Wij ontvangen je naam, e-mailadres, factureringsland en abonnementsstatus.
• We zien of bewaren nooit kaartnummers.

Technische gegevens

• IP-adres: gebruikt voor beveiliging en snelheidslimieten. Het wordt niet met je account opgeslagen.
• Botcontrole: wanneer iemand zich aanmeldt, of als gast meedoet aan een spel, huiswerk of cursus, controleert Cloudflare Turnstile onzichtbaar of er een persoon, en geen programma, de pagina gebruikt. Cloudflare ziet voor deze controle alleen het IP-adres en browsersignalen; zie de Turnstile Privacy Addendum van Cloudflare.
• Land: afgeleid van je IP-adres wanneer je je aanmeldt, om je schoolsysteem voor te stellen.
• Apparaattype: de browser en het apparaat van elke ingelogde sessie, zodat je je apparaten kunt herkennen.
• Tijdzone en taal (docenten): de tijdzone van je browser en de taal waarin je Edform gebruikt, zodat onze e-mails ’s ochtends en in jouw taal aankomen.
• E-mailvoorkeuren en klikken (docenten): welke soorten e-mails je wilt, welke e-mails we je hebben gestuurd en of er op een link in een van die e-mails is geklikt. We volgen niet of e-mails worden geopend.
• Browsermeldingen (docenten): alleen als je die inschakelt: het adres dat je browser ons geeft voor meldingen, het browser- en apparaattype, welke meldingen we hebben verzonden en of een melding is getoond of aangeklikt.
• Serverlogs: worden korte tijd bewaard voor beveiliging en probleemoplossing.
• Cookies: zie ons Cookiebeleid.

We verzamelen geen geboortedata, thuisadressen, telefoonnummers, locatiegegevens, contacten of biometrische gegevens. Edform heeft geen analytics- of advertentietrackers.

Hoe en waarom we het gebruiken

Jij kiest welke e-mails je krijgt, en elke e-mail bevat een afmeldlink met één klik. Meer details vind je hieronder bij “E-mails die we sturen”.

E-mails die we sturen

Docenten krijgen vier soorten e-mail. Leerlingen krijgen er nooit één van.

• Jouw keuze: wijzig dit in Instellingen → E-mails, of via de link onderaan elke e-mail. Mailapps kunnen je ook met één klik afmelden.
• Wat erin staat: alleen de titels van je eigen materialen en totalen zoals "12 van 25 ingeleverd". Nooit namen of antwoorden van leerlingen.
• Minder e-mails als je weg bent: als je Edform vier maanden lang niet opent of op een e-mail klikt, sturen we er nog maar één per maand. Na zes maanden vragen we of je nog tips wilt, en stoppen we als je niet reageert.
• Geen trackingpixels: we registreren niet of je een e-mail opent. Als je op een link in een van onze e-mails klikt, noteren we dat die link is gebruikt, zodat we minder e-mails kunnen sturen die niet helpen.
• Hoe ze worden verstuurd: via Resend, vermeld bij onze andere providers op de pagina Leerlingprivacy. Adressen waarvan de e-mail terugkomt of die spam melden, krijgen deze e-mails niet meer.

Browsermeldingen. Als je dit toestaat, kan Edform ook korte meldingen naar je browser sturen over dezelfde dingen: je klassen, tips (maximaal één om de twee dagen) en je abonnement en AI-punten. Kies in Instellingen → Browsermeldingen welke je wilt ontvangen, of zet ze daar of in je browser uit. Ze worden versleuteld op onze server en afgeleverd via de pushservice van je browser (Google voor Chrome en Edge, Mozilla voor Firefox, Apple voor Safari), die ze niet kan lezen. Ze bevatten hetzelfde soort inhoud als onze e-mails: titels van je eigen materialen en totalen, nooit namen of antwoorden van leerlingen.

Wat we nooit doen

• Persoonsgegevens verkopen of verhuren, of ze ‘delen’ voor gedragsgerichte advertenties over verschillende contexten.
• Advertenties tonen, of adverteerders of datahandelaren toelaten op Edform.
• Profielen van leerlingen opbouwen voor een ander doel dan het onderwijs waar hun school om heeft gevraagd.
• Leerlinggegevens, of de inhoud van docenten en leerlingen, gebruiken om AI-modellen te trainen.
• Leerlinggegevens gebruiken voor iets anders dan onderwijs, of ze bewaren nadat de school ons heeft gevraagd ze te verwijderen.
• Deze toezeggingen voor bestaande gegevens wijzigen zonder je toestemming.

AI-functies

Edforms AI-tools zijn bedoeld voor docenten. De enige uitzondering is de chat met historische figuren, waarin leerlingen en gasten kunnen chatten met een AI die een historisch figuur speelt (bijvoorbeeld op een scherm van de les van hun docent).

• Wat naar de AI gaat: wanneer een docent een AI-tool gebruikt, gaat de aanvraag naar OpenAI. Dat omvat de prompt, eventuele documenten, afbeeldingen, webpagina’s of videobijschriften die de docent toevoegt, en het resultaat.
• Wat OpenAI ermee mag doen: aanvragen worden verzonden met opslag uitgeschakeld. Volgens de API-voorwaarden van OpenAI worden de gegevens niet gebruikt om hun modellen te trainen en worden ze na een korte periode voor misbruikcontrole verwijderd.
• Veiligheidscontroles: invoer en uitvoer worden door de moderatieservice van OpenAI gecontroleerd om de inhoud geschikt te houden voor school.
• Chat met historische figuren: de berichten die iemand in de chat schrijft, en de antwoorden van het figuur, gaan naar OpenAI om het antwoord te schrijven, met opslag uitgeschakeld. Namen en accounts worden niet verzonden. De chat wordt in Edform bewaard zodat je die kunt voortzetten: in de eigen chatgeschiedenis van die persoon, of bij het werk van de leerling bij die les.
• Helpchat: de helpchat is voor ingelogde docenten. Je vragen en de antwoorden worden opgeslagen bij je account, zodat ons team kan zien wat docenten vragen en de handleidingen kan verbeteren. Ze worden verwijderd wanneer je je account verwijdert.
• Supportmails: wanneer je schrijft naar support@edform.com, leest een AI-assistent je e-mail en een paar gegevens over je account (je naam, abonnement, hoe je inlogt en je AI-punten, nooit leerlinggegevens) om veelgestelde vragen uit onze handleidingen te beantwoorden of een antwoord voor ons team voor te bereiden. Je e-mail gaat met opslag uitgeschakeld naar OpenAI. Antwoorden die door de AI zijn geschreven, vermelden dat ook, en een persoon antwoordt altijd wanneer je laat weten dat je dat wilt. Facturering, account-, privacy- en technische problemen gaan altijd naar een persoon.
• Antwoorden van leerlingen: die worden nagekeken door de eigen regels van Edform of door de docent. Ze worden nooit naar een AI-service gestuurd.
• Jouw rol: zet geen persoonlijke gegevens van leerlingen in AI-prompts. Als een tool vraagt naar een leerling (bijvoorbeeld voor rapportcommentaar), gebruik dan een voornaam of initialen.

AI-uitvoer kan onjuist zijn. Controleer die altijd voordat je hem met leerlingen gebruikt.

Met wie we het delen

We delen persoonsgegevens alleen met:

• Dienstverleners die onderdelen van Edform voor ons uitvoeren. Ze mogen de gegevens alleen gebruiken volgens onze instructies en moeten ze beschermen. De volledige lijst staat op onze pagina Privacy voor leerlingen.
• Mensen met wie jij kiest te delen:
  • je leerlingen en medeleraren;
  • docenten van je school, als je een schoolabonnement gebruikt;
  • iedereen, voor materialen die je in de openbare bibliotheek publiceert. Gepubliceerde materialen bevatten nooit antwoorden of resultaten van leerlingen, en klassenlijsten worden uit gedeelde schermen weggelaten, tenzij je ervoor kiest ze op te nemen.
• Overheidsinstanties, als de wet dat vereist. We laten het eerst de school of gebruiker weten, tenzij de wet dat verbiedt.
• Een koper of opvolger, als Edform ooit wordt gefuseerd of verkocht. Die moet de beloften in dit beleid nakomen, en we laten het je weten voordat je gegevens onder een ander beleid vallen.

Waar je gegevens worden opgeslagen

• Onze servers: de database van Edform, geüploade bestanden en back-ups staan op onze eigen servers bij Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Duitsland (Europese Unie).
• Leveranciers buiten de EU: sommige leveranciers, zoals OpenAI, Stripe, Resend, Google en Cloudflare, kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken.
• Hoe die doorgiften worden beschermd: we vertrouwen op het EU-VS-gegevensprivacykader als de leverancier gecertificeerd is. Anders vertrouwen we op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (en de aanvullingen voor het VK en Zwitserland), met extra waarborgen zoals versleuteling tijdens de overdracht.

Hoe lang we het bewaren

Wanneer een account wordt verwijderd, worden de gegevens direct uit de live database gewist en binnen 14 dagen uit back-ups verwijderd.

Hoe we het beschermen

• Versleutelde verbindingen: elke verbinding gebruikt HTTPS. Browsers krijgen de opdracht alleen HTTPS te gebruiken (HSTS).
• Wachtwoorden: alleen opgeslagen als scrypt-hashes.
• Inlogsessies: sessiecodes worden alleen als hash opgeslagen en verlopen vanzelf.
• Toegangsregels: bij elk verzoek wordt gecontroleerd wie je bent en wat je mag zien. Leerlingen zien alleen hun eigen antwoorden en resultaten.
• Bescherming tegen misbruik: inlogpogingen, meedoen en andere acties hebben limieten. Aanmelden en meedoen als gast hebben een onzichtbare botcontrole (Cloudflare Turnstile).
• Servers: achter een firewall, automatisch bijgewerkt en voor beheer alleen bereikbaar met SSH-sleutels.
• Back-ups: elke nacht.
• Toegang door medewerkers: alleen de paar mensen die Edform beheren kunnen bij persoonsgegevens, en alleen als dat nodig is voor ondersteuning of beveiliging.

Als er een datalek met persoonsgegevens plaatsvindt, informeren we de betrokken scholen en gebruikers zonder onnodige vertraging. Waar de wet het vereist, informeren we ook de autoriteiten, onder de AVG binnen 72 uur. Een beveiligingsprobleem gevonden? Meld het bij support@edform.com.

Je rechten

Waar je ook woont, je kunt:

• Je gegevens inzien en downloaden: Instellingen → Je gegevens downloaden geeft je een JSON-bestand dat andere apps kunnen lezen.
• Je gegevens corrigeren: in Instellingen, of vraag het je docent.
• Je gegevens verwijderen: Instellingen → Je account verwijderen. Leerlingen met een login die hun docent heeft aangemaakt, vragen het hun docent.
• Bezwaar maken tegen of beperken van bepaald gebruik, en elke gegeven toestemming intrekken.
• Ingesloten inhoud van andere diensten uitzetten onder Cookie-instellingen.

Mail naar support@edform.com voor alles wat je niet zelf kunt doen. We antwoorden binnen 30 dagen, meestal veel sneller. Mogelijk moeten we eerst bevestigen wie je bent. Horen je gegevens bij het account van een school, dan geven we je verzoek door aan de school of helpen we de school het te beantwoorden.

Extra rechten per regio

• EU, EER, VK en Zwitserland: je kunt een klacht indienen bij je toezichthouder voor gegevensbescherming.
• Californië en andere Amerikaanse staten met privacywetten:
  • Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te verwijderen en te corrigeren, en om bezwaar te maken tegen verkoop of delen ervan.
  • We verkopen of delen geen persoonsgegevens, dus er is niets om bezwaar tegen te maken. We respecteren Global Privacy Control-signalen toch.
  • We behandelen je niet anders omdat je je rechten gebruikt.
• Brazilië (LGPD): je kunt ook vragen met welke leveranciers we gegevens delen. Ze staan op onze pagina Privacy voor leerlingen.

Kinderen en leerlingen

Edform is gemaakt voor gebruik op scholen, met docenten die de leiding hebben.

• Jonger dan 13 in de VS (COPPA), of jonger dan de digitale toestemmingsleeftijd in je land (13–16 in de EU en het VK):
  • Kinderen horen Edform alleen via hun school of met toestemming van een ouder te gebruiken.
  • Een school kan namens ouders toestemming geven voor gebruik op school, zoals COPPA toestaat. De school gebruikt de gegevens alleen voor onderwijs.
• Docenten: door leerlingen toe te voegen bevestigt een docent dat de school dat toestaat en dat elke vereiste kennisgeving of toestemming is gegeven.
• Ouders: je kunt de school van je kind vragen de gegevens van je kind in te zien of te verwijderen, of contact met ons opnemen via support@edform.com. We werken met de school samen om binnen de wettelijke termijn te antwoorden.
• Gegevens verzameld zonder toestemming: als we ontdekken dat we gegevens van een kind hebben verzameld zonder de vereiste toestemming, verwijderen we ze.

Voor scholen en schoolbesturen

Scholen blijven eigenaar van en houden de controle over leerlinggegevens.

• Wat we ermee doen: we gebruiken ze alleen om Edform aan de school te leveren, nooit voor advertenties of andere doeleinden.
• Verwerkersovereenkomst: we bieden er een aan (inclusief voorwaarden volgens art. 28 AVG en de modelcontractbepalingen) en bekijken graag privacyovereenkomsten van een land, regio of schoolbestuur. Schrijf naar support@edform.com.
• Gegevens exporteren en verwijderen:
  • Docenten kunnen klassenlijsten en resultaten exporteren vanaf de klas- en resultatenpagina's.
  • Ze kunnen huiswerk, klassen en de leerlinglogins die ze hebben aangemaakt verwijderen.
  • Als een school stopt met Edform, verwijderen we op verzoek de gegevens.

Lees meer op onze pagina Privacy voor leerlingen.

Wijzigingen in dit beleid

We werken deze pagina bij als Edform verandert.

• De datum bovenaan laat zien wanneer deze pagina voor het laatst is gewijzigd.
• Belangrijke wijzigingen: die laten we je per e-mail of in de app weten voordat ze ingaan.
• Gegevens die we al hebben: die gebruiken we nooit op een wezenlijk andere manier zonder je toestemming.

Contact

• Privacyvragen en -verzoeken: support@edform.com
• Al het andere: support@edform.com